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Le informazioni amministrative sono molteplici all’interno di un’impresa (piccola o grande che sia). Esse sono di fondamentale importanza nelle scelte da parte degli amministratori o imprenditori. Tuttavia bisogna fare una distinzione tra ciò che rientra tra le informazioni prodotte dalla contabilità generale, piuttosto che da quelle derivanti da un sistema di controllo di gestione.

Infatti, se da una parte il primo determina una serie di notizie utili a utenti terzi (in primis banche, fornitori e proprietà), il controllo di gestione invece, genera quelle informazioni necessarie per fare determinate scelte all’interno di un’organizzazione. 

COME SI FA IL CONTROLLO DI GESTIONE?

Il controllo di gestione fornisce una serie di metodologie idonee a misurare, analizzare e interpretare i fatti di gestione e, quindi, capire se si stanno realizzando o meno gli obiettivi aziendali.

Nello specifico, i sistemi di controllo hanno le seguenti finalità:

• Fornire informazioni importanti per supportare l’imprenditore/manager nelle decisioni aziendali;

• Fornire informazioni per supportare il processo di pianificazione e controllo dell’azienda.

La prima finalità, può essere vista con riferimento alle decisioni sia di breve che di medio/lungo termine. Essa include ad esempio, la definizione della quantità di prodotto da produrre e vendere, il mix di prodotti da portare sul mercato, la scelta tra internalizzare o esternalizzare un determinato processo aziendale, la definizione dei prezzi di vendita, la convenienza o meno nella sostituzione di impianti o attrezzature ormai obsolete, l’ingresso in nuovi mercati o ancora, l’apertura di nuovi punti vendita;

La seconda finalità fa riferimento invece al processo di pianificazione e controllo. Quindi alla definizione degli obiettivi di lungo e breve termine e dell’ammontare di risorse necessarie per il loro raggiungimento.

“Il controllo è il processo tramite cui un’impresa verifica che gli obiettivi definiti in fase di pianificazione siano stati raggiunti”. Questo è possibile grazie alla comparazione tra quanto previsto nel piano a lungo termine e quanto nel budget*.

*“Il budget è il principale strumento del controllo del sistema aziendale, inteso come pianificazione, programmazione e controllo dell’attività, ovvero come il processo formale attraverso il quale sono definiti gli obbiettivi aziendali, l’impiego e l’allocazione delle risorse”.

Fonti: C.T. Horngren, G.L. Sundem, W.O. Stratton, D. Burgstahler, J. Schatzberg, M. Agliati, A. Ditillo, Programmazione e controllo – seconda edizione, PEARSON, 2011.

Un’analisi costi benefici deve essere alla base della creazione di un sistema di controllo aziendale. I miglioramenti derivanti dal sistema saranno superiori al costo necessario per la produzione delle informazioni?

Per rispondere al quesito è opportuno fare un esempio. Si pensi all’ acquisto di un gestionale aziendale per il controllo, l’elaborazione e l’analisi del ciclo attivo di una piccola/media azienda. Ci si aspetta che i benefici derivanti dall’implicazione del software, siano superiori all’investimento totale nell’applicativo.

Perché si dovrebbe investire in qualcosa del genere? Le motivazioni possono essere molteplici ma l’aspetto principale è soltanto uno: il controllo.

Il poter “controllare”, monitorare sempre costantemente, un insieme di dati che parlano tra di loro e che permettono di ottimizzare tutti i compiti correlati al loro utilizzo. Un software per il ciclo attivo costantemente aggiornato, con tutte le informazioni del caso: anagrafiche clienti, preventivi, ordini da evadere, scadenzario clienti, ecc.

In relazione alla dimensione aziendale, l’imprenditore o il manager avrebbero una maggiore convenienza economica raccogliendo alcuni tipi di dati con maggior sforzo una tantum, rispetto all’adozione di un sistema costoso, che prenda in considerazione dati raramente usati in azienda. Il caso in esempio però, rappresenta un sistema necessario per monitorare i “ricavi di impresa”. Allora andrebbe acquistato il gestionale con costi annuali di licenza piuttosto alti? La risposta non è semplice. Tutto ruota intorno alla complessità dell’azienda.

La complessità è correlata naturalmente al numero dei processi aziendali e, in questo caso, al ciclo attivo dell’Impresa. Con l’espressione ciclo attivo, si intende l’insieme delle operazioni che l’azienda compie nei confronti dei suoi clienti .

Quali sono le principali fasi che portano alla vendita di un bene o servizio? come un software può aiutarci nel monitoraggio delle stesse? Si parte naturalmente con il contatto con il cliente al quale verrà proposto un preventivo. Se il cliente troverà vantaggioso quest’ultimo, procederà con l’ordine. L’azienda, dopo aver ricevuto l’ordine, specialmente nel caso di un nuovo cliente, effettuerà dei controlli sulla sua “affidabilità”. Nel caso di acquisto di merce, sarà necessario controllare il livello delle scorte aziendali (o materie prime necessarie alla produzione del bene in oggetto) diversamente, se l’ordine concerne una prestazione di servizi, l’azienda esaminerà la capacità di effettuare la prestazione alla data scelta (ad esempio la disponibilità del proprio personale in base agli altri impegni lavorativi già concordati). L’impresa procederà alla conferma dell’ordine se entrambi i controlli daranno esito positivo.

Segue quindi l’evasione dell’ordine. Nel caso della vendita di beni, l’ufficio vendite o comunque l’amministrazione, invierà l’ordine e la conferma dello stesso al magazzino. Qui si procederà all’emissione del documento di trasporto e alla successiva spedizione della merce. L’amministrazione dopo aver svolto un controllo sui dati del cliente (confronto ddt – ordine) procederà alla fatturazione. Generalmente l’azienda emette il ddt al momento della spedizione e, successivamente, la fattura (in questo caso detta “differita”). Nel caso invece di una fattura emessa contestualmente all’operazione (fattura immediata), non ci sarebbe nemmeno bisogno del documento di traporto. Si ha direttamente l’emissione della fattura anche nel caso della vendita di un servizio.

Si procederà così al pagamento da parte del cliente. Pagamento che può essere immediato, differito a 30, 60 o 90 giorni e nei modi più diversi: contanti, assegno, bonifico, ricevute bancarie o cambiali.

In sintesi, questo è il ciclo attivo di un’azienda. Tutte queste fasi possono essere naturalmente mappate all’interno di un gestionale.

Il software ci permetterà di monitorare ciascuna fase del processo in tempo reale e, quindi, evidenziare in time eventuali anomalie. Giusto come esempio, segnalare la presenza di errori nella fatturazione: merce o prestazioni diverse da quelle concordate o ancora, sollecito automatico al cliente nel caso (probabile) che la fattura non venga pagata alla scadenza pattuita.

Ora limitando l’analisi in contesti medio piccoli (ovvero nelle PMI – Piccole Medie Imprese), l’investimento in gestionali pensati per l’assolvimento di tali compiti, potrebbe essere molto oneroso. Allora perché non considerare soluzioni più economiche? Nel nostro esempio, non acquistare un software da 1K/€ o 2K/€ all’anno, ma magari utilizzare la suite office e in particolare Microsoft Access o Excel per la gestione di tutto il ciclo attivo aziendale.

Naturalmente è necessario essere un minimo “smart” con l’utilizzo del pc ma nulla toglie di delegare il progetto a terzi competenti. L’imprenditore potrebbe quindi investire in soluzioni molto più economiche e ottenere il medesimo risultato di scelte più costose.

Con questo esempio si vuole evidenziare come una variabile fondamentale, nell’adozione di un sistema di controllo di gestione (e il costo correlato al medesimo), sia la dimensione dell’azienda. Più si diventa grandi, più è necessario strutturarsi. 

In ogni area aziendale sarà necessario avere dei meccanismi, delle procedure di controllo per verificare se il lavoro rispetti i principi di efficacia ed efficienza. Acquistarli da terzi o produrli in casa propria è solo questione di bravura, ma assolutamente necessario se si vuole crescere e migliorare sempre di più.

Al fine di evitare distorsioni di mercato, le imprese che acquistano all’estero (e quindi immettono nel mercato nazionale beni e servizi) devono assoggettare tali operazioni ad IVA.

Entra così in gioco, il meccanismo del Reverse Charge. Con quest’ultimo termine si fa riferimento alla cosiddetta “inversione contabile”, ovvero un particolare metodo di applicazione dell’Iva che ribalta l’imposta direttamente sul destinatario della cessione del bene o della prestazione di servizio, anziché sul cedente. Generalmente è il fornitore che applica l’aliquota nel documento di vendita addebitando il pagamento al cliente. Iva a debito che poi verrà corrisposta allo Stato. Con il Reverse invece è il cessionario/utilizzatore del servizio ad emettere un’autofattura da registrare sia nel registro delle fatture emesse che nel registro degli acquisti (rendendo di fatto l’operazione neutra dal punto di vista contabile). Nei rapporti intracomunitari, lo scopo della diffusione di questo sistema è stato quello di evitare la detrazione di Iva applicata da fornitori esteri e incassata, quindi, da Stati esteri: in questo caso, infatti, la gestione delle detrazioni Iva transnazionali richiederebbe una stanza di compensazione comunitaria, che non è stata mai realizzata.

Esempio pratico:

Acquisto di servizi UE: Il 15/06/t1 la società Alfa acquista dalla società Beta servizi per spazi pubblicitari in internet per 1.000€. (imponibile) L’operazione in oggetto prende in considerazione soggetti passivi comunitari di paesi diversi ed è assoggettata ad iva nel paese del committente. L’imposta verrà applicata mediante il reverse charge e quindi rilevata attraverso l’integrazione della fattura estera:

1 – SP Debiti v/fornitori UE (avere) 1000

2 – SP Iva ns/debito UE (avere) 220

3 – CE Prestazioni c/acquisti UE (dare) 1000

4 – SP Iva ns/credito UE (dare) 220

Stesso trattamento contabile e fiscale è riservato agli acquisti di servizi erogati da fornitori extra-UE.

Fonti: https://www.diritto.it/il-reverse-charge/ ; "Contabilità e bilancio, dinamica dei valori e rilevazioni" G. Musco, S. Caricasulo, M. Nardinocchi; 2019, G. Giappichelli Editore